Dicas para trabalhar de casa

Com os recentes eventos relacionados ao COVID-19, muitos tiveram que se adaptar à  rotina de trabalho de home office e isso traz diversos desafios tanto para a organização como para o colaborador.

A Umanni tem operações em home office desde 2018, mas antes disso já tinha casos pontuais e muitos de seus atuais colaboradores trabalham neste formato há tempos. Vamos compartilhar neste post algumas boas práticas que desenvolvemos através da nossa própria experiência no assunto.

Ferramentas

Para ter algum tipo de operação 100% remota é necessário prover as ferramentas adequadas neste quesito.  Algumas delas são:

• Comunicação
• Compartilhamento de arquivos
• Rotina de trabalho e produtividade

Comunicação

De todos os tópicos relacionados ao trabalho remoto a comunicação é uma das principais barreiras, pois no home office perdemos a conveniência de estar por perto e resolver coisas indo até a pessoa certa. Na prática remota a comunicação se divide em dois grupos: síncrona e assíncrona.

Síncrona: demanda que todos estejam conectados em um mesmo momento ou próximo. Ex: vídeo conferência.

Assíncrona: não exige presença no mesmo momento e geralmente é relacionada a algo de longo/médio prazo, delegação de tarefas ou um assunto mais estratégico. Ex: Umanni RH.

Há ferramentas que podem operar nos dois formatos - como o email, por exemplo. Se ele é o ponto inicial de uma operação crítica e que precisa ser endereçada o quanto antes, é importante que tenha alguém sempre de olho nele. Mas há muitos emails que não precisam ser respondidos na hora, portanto nem todo mundo precisa verificar a caixa de entrada o tempo todo - inclusive isso pode trazer distrações e reduzir a produtividade, pois tira o foco com facilidade.  

O mesmo acontece em relação à aplicações de chat. Resumindo, é importante o gestor verificar quem necessita estar com disponibilidade alta e trabalhar de uma forma síncrona e quem tem entregas de longo prazo e precisa de tempo para focar em tarefas complexas e livre de distrações.

Normalmente trabalhar de forma assíncrona é algo para quem já tem uma maturidade maior e não precisa de alta disponibilidade para questões emergenciais.

Compartilhamento de arquivos

Mesmo sem a necessidade de trabalhar remoto, a demanda por compartilhar arquivos é constante. Soluções de cloud como o G Suite ou o Office 360 oferecem, além de compartilhamento de arquivos na nuvem, agenda e vídeo conferência, que são ferramentas do tópico Comunicação.

Normalmente quem tem um servidor na empresa e acessa por VPN, por exemplo, pode enfrentar problemas de velocidade/banda por conta do excesso de acessos não previstos, logo fornecer outras formas de acesso podem tirar certos gargalos da sua rede local. Os serviços de nuvem já lidam com uma escala muito maior e é muito improvável que tenham problemas de velocidade devido ao volume de novos acessos.

Rotina de trabalho e produtividade

Trabalhar de casa pode ser melhor ou pior dependendo de cada um, mas nas condições impostas pelo cenário atual é um pouco mais complicado, pois todo mundo que mora com você está em casa e isso pode trazer distrações. Por isso aqui vão algumas dicas:

• Encontre um espaço: ache algum lugar que tenha uma mesa estável, uma posição ergonômica e internet boa - considerando que a casa está cheia, a internet pode ser um problema.
• Crie uma rotinha: não sair de casa não significa ficar de pijama o dia inteiro. Busque criar uma rotina, tire o pijama para trabalhar, prepare um café, chá ou tente replicar algum ritual que fazia ao chegar no trabalho, nem que seja dar bom dia virtualmente aos colegas de trabalho.
• Organize suas tarefas: utilize ferramentas para organizar melhor sua rotina em casa. É importante separar momentos diferentes para tarefas de casa e do trabalho.

E como realizar a distribuição destas informações e acompanhar a evolução do time? Simples! Basta utilizar as ferramentas da Umanni - com o Umanni RH você consegue crias planos de ação de diversas categorias, como por exemplo para se adaptar a uma nova rotina ou criar as novas políticas de home office e gerenciar indicadores de performance diários semanais ou do trimestre. Já com o Umanni Insights você pode notificar seu time por push notification, criar salas de chat e trocar feedbacks em tempo real pelo telefone celular.