[PDCA] O que é, finalidade e como aplicar?

Mundialmente conhecido como uma das principais ferramentas para gestão de empresas, o PDCA inspirou diversos cases em grandes organizações, como: Sony, Honda, Yamaha, Nikon, Toyota, Samsung, Unilever, Nestlé, entre muitas outras…

Daí a importância de trazermos os principais conceitos do método, suas vantagens, limitações, e como ele pode apoiar os gestores na gestão das metas e criação de planos de ação para melhores resultados. Acompanhe!

O que é?

Do inglês Plan-Do-Check-Act- (PDCA) que quer dizer Planejar-Fazer-Verificar-Ajustar é uma metodologia de gerenciamento em 4 passos. Parece simples à primeira vista, e é!

Foi Walter A. Shewhart, em 1920, que deu início ao ciclo PDCA. No entanto, o método começou a se tornar popular em meados dos anos 50 pelo professor norte americano William Edwards Deming, considerado o pai do controle de qualidade nos processos produtivos, o PDCA é a alma da Produção Enxuta ou Sistema Toyota de Produção.

Medir é uma atividade fundamental no exercício gerencial, afinal é assim que sabemos o quanto melhorar em cada processo da empresa. Por ser uma ferramenta interativa, o PDCA prioriza a medição e o aperfeiçoamento dos processos buscando a melhoria contínua.

O Ciclo PDCA é considerado umas das mais simples e eficazes metodologias dentre as ferramentas de gerenciamento de qualidade atuais. E, embora seja mais comum a utilização por empresas cujo foco está na qualidade, a partir do controle contínuo de processos complexos e dos produtos fabricados, como por exemplo, em uma indústria. O ciclo PDCA pode ser adaptado e aplicado em qualquer tipo de empresa, independentemente do seu tamanho ou área de atuação.

Usando esse método de forma preventiva e contínua, ele auxilia na identificação de possíveis melhorias nos processos, possibilita à empresa se adequar melhor às mudanças de mercado e às necessidades do cliente, evita tomada de decisões impulsivas tomadas pela equipe e desperdícios de recursos, além de priorizar a medição de dados e resultados essenciais para o bom gerenciamento.

Como aplicar na sua empresa?

Na sua empresa há processos que deseja melhorar? E aqueles resultados que pretende manter? A boa notícia é que em ambos os casos o método PDCA é utilizado com ótimos resultados.

P = Planejar (Plan)

O planejamento começa pela análise do problema que se deseja resolver na sua empresa. Essa fase deve ser elaborada cuidadosamente para evitar falhas e perdas de tempo. Devem ser considerados os seguintes itens:

1. Idenficação do Problema

• Levantamento de fatos e dados;
• Elaboração do fluxo de processos;
• Identificação dos itens de controle;

2. Planejamento da Melhoria

• Elaboração de uma análise de causa e efeito
• Colocação dos dados sobre os itens de controle
• Análise dos dados

3. Plano de ação

• Estabelecimento dos objetivos
• Definição do processo
• Montagem da equipe de profissionais que vai liderar o processo de melhoria na empresa. Essa equipe pode ser interna ou externa (consultores).

Montagem da equipe de profissionais que vai liderar o processo de melhoria na empresa. Essa equipe pode ser interna ou externa (consultores).

D = Fazer, Executar (Do)

É o momento de “colocar a mão na massa”, ou seja, implementar o plano que você planejou na primeira etapa (Plan).    

Treine a equipe para o processo e deixe bem claro como deverá ser a realização do PDCA.

Analise se será necessário contratar pessoas externas, no caso de não haver funcionários capacitados para determinadas atividades do planejamento.

Não pule etapas, e faça todos os processos, isto é importante para o êxito da tarefa.

Não se esqueça também de acompanhar o progresso, coletar e anotar todos os resultados da ação:

• Tarefas concluídas;
• Quaisquer problemas enfrentados na implementação do seu plano;
• Quaisquer fatores que afetaram positivamente/negativamente seu plano;

Todos os dados coletados nesta etapa serão utilizados no momento de realizar a análise e a checagem da ação. Para melhor acompanhamento, conte com o Umanni Metas, a solução proporciona agilidade e assertividade na gestão de processos e tomada de decisões, além de diversas opções de criação e checagem de tarefas para alcance dos objetivos. Tudo de forma estratégica e automatizada!

C = Verificar, Analisar (Check)

Neste estágio analisa-se o que foi executado no passo anterior. A verificação pode ser observacional ou por meio de índices comparando-os com os da indústria, por exemplo.

Procura-se saber:

• Se a metodologia foi entendida corretamente;
• Se os procedimentos estão adequados;

Mede-se os índices de qualidade e produtividade.

Essa fase é importante, pois significa conferir o alcance das metas e a execução das ações. O ser humano é procrastinador por natureza, e se não houver a verificação e cobrança, não se consegue atingir os objetivos planejados!

A = Ajustar (Act)

É hora de ajustar as ações com base no que foi verificado, de forma a evitar que os problemas que dificultaram a execução sejam repetidos, isto é, atacar as causas para que não ocorra novamente.

Feito isso, o Planejamento deve ser retomado como em um ciclo, P-D-C-A, para que a melhoria e aperfeiçoamento sejam contínuos. Quando se atinge a ‘perfeição’ tais medidas podem se tornar uma norma ou padrão da empresa. Vale ressaltar que, embora o ciclo seja composto por uma sequência de eventos periódicos e recorrentes, você também pode delimitar um período de observação para análise e melhoria de uma meta ou objetivo específico.

Conclusão, o PDCA é uma metodologia que ajuda organizações a melhorar continuamente seus processos, diminuindo a quantidade de falhas e a necessidade de retrabalho, trazendo melhores resultados e maior qualidade para os produtos.

Além disso, a metodologia fornece informações valiosas para o time. A análise desses dados ajuda a identificar quais ações trazem mais retorno e quais são menos relevantes e, por isso, podem ser deixadas de lado — ou otimizadas para que tragam cada vez melhores resultados.

Certo, mas você deve estar se perguntando, devo considerar a utilização desse método em minha organização?

Para ajudar em sua análise, trouxemos algumas vantagens e limitações do ciclo PDCA. Confira!

É importante mencionar que para se obter sucesso com o uso do PDCA, é essencial que se tenha cuidados ao formar a equipe responsável pelo desenvolvimento do PDCA, fornecendo treinamentos adequados para que os métodos utilizados sejam de domínio de todos e as etapas bem-sucedidas.

Agora que você já sabe o que é o Ciclo PDCA e sua importância, é hora de acessar o infográfico e aplicar com a Umanni!

Além de ser a melhor solução tecnológica para gestão de performance corporativa, a Umanni é a única no mercado a contemplar o método PDCA e suas etapas de maneira totalmente flexível.

Pois é, e não para por aí! Com o Umanni Metas é possível acompanhar não só o passo a passo praticado pelo PDCA (Planejar-Fazer-Verificar-Ajustar), mas visualizar diversos indicadores do seu negócio, mensurar o progresso diário das atividades, fornecer aos gestores o fácil acesso às principais informações para tomadas de decisão, gestão das metas, criação de planos de ação e muitas mais. Tudo de forma estratégica e automatizada!

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